このたび、2月7日に本学ホームページにてお知らせしましたとおり、去る2月1日に広島試験場において実施した日本大学一般選抜Ｎ全学統一方式第1期におきまして、受験生の本人確認に使用する写真台帳の一部を紛失した可能性が高いことが判明いたしました。
　このような事態が生じましたことにつきまして、受験生の皆様をはじめ関係者の皆様に対しまして、重ねてお詫び申し上げます。
　詳細につきまして、下記のとおり御報告いたします。
  　　試験当日に本人確認のために使用した写真台帳のうち26名分
　（2）紛失した可能性のある媒体に含まれていた個人情報
　　顔写真、受験番号、カナ氏名
 
2　経緯・対応
　令和5年度一般選抜Ｎ全学統一方式第1期（2月1日実施）の広島試験場において、4時限目の理科第一解答科目終了後（16:30過ぎ）に業務委託先の試験監督者（7名）から、それぞれ4ページ1セットのクリップ留めした本人確認用写真台帳を試験場本部内で本学教職員が回収しました。その後、改めて監督者の人数分の台帳があるか確認したところ、試験監督者1名分の写真台帳のみ１ページ足りないことが判明しました。
　直ぐに試験監督者7名に対して、手持ちの関係資料やカバンに紛れていないか確認するよう指示するとともに、試験場内、試験実施本部、動線経路に落ちていないか、また、各種コンテナ類の中身、施設内のゴミ箱なども確認しましたが、発見には至りませんでした。
翌2日、各種コンテナの送付先（大学本部及び採点処理業者）において、到着したコンテナの中身を再度確認しましたが、当該写真台帳を発見できませんでした。
紛失した可能性のある写真台帳に掲載されていた26名の受験生の皆様に対しては、2月6日（月）に紛失の事実をメールにてご連絡した上で、2月9日（木）には詳細な経緯及び原因等を説明した文書をお送りし、お詫びを行っております。
　なお、これまでに紛失した情報の不正利用等の事実は確認されておりません。
　また、試験当日における本人確認につきましては、他の写真台帳により各時限において出席した受験生全員との照合が行われていることを申し添えます。
 
3　原　因
　写真台帳の回収時に、写真台帳のページが揃っているか確認が不十分であったこと、写真台帳を1試験室に1部ではなく、試験監督者個々に対してクリップ留めの散逸し易い状態で配付したこと、試験監督者が1時限開始前から全試験終了後まで写真台帳を所持・管理しており、時限毎に回収していなかったことによります。これは、試験当日における写真台帳の試験監督者への引き渡し及び回収方法について明確な取り決めがなく、各試験場の現場判断に委ねていたことが原因です。
 
4　再発防止について
・学内関係者に対して、今後実施される一般選抜において試験当日に使用する写真台帳をはじめとした個人情報関係資料の厳重管理を徹底するよう周知しました。
・試験当日における写真台帳の取扱いに関するマニュアルを策定し、時限毎の確認と試験監督者をはじめとした係員等の役割分担及び責任の明確化を図ります。 【本件に関する問い合わせ先】
日本大学学務部入学課
電話番号
03-5275-8001（月～金　9:00～17:00／土　9:00～13:00）
問い合わせフォーム
https://www.nihon-u.ac.jp/inquiry/?cid=2